Bürogebäude planen

Zielsetzung und Bedeutung der Büroraumplanung

Im Grunde genommen lässt sich die Büroraumplanung mit der Wohnhausplanung vergleichen. Es gibt verschiedene Planungsphasen, die sicherstellen sollen, dass das Verwaltungsgebäude nach seiner Fertigstellung seinen Sinn und Zweck erfüllt. Dabei ist es wichtig, dass bei der Planung der darin arbeitende Mensch nicht vergessen wird. Schließlich wird einem Bürogebäude erst durch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter Leben eingehaucht. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass die Unternehmen bei der Büroplanung die Vielzahl von neuen Chancen, die sich ihnen bieten, auch nutzen. Dies bedeutet, dass bei der Planung der Büroimmobilie auch auf die Bedürfnisse sowie eventuell vorhandene Ängste der Mitarbeiter Rücksicht genommen wird. Studien haben gezeigt, dass die Leistungsfähigkeit sowie die Zufriedenheit der Beschäftigten in einer perfekt geplanten Arbeitsumgebung gefördert wird, was sich wiederum positiv auf die Produktivität in den verschiedenen Arbeitsbereichen auswirkt.

Aktuelle Trends und Entwicklungen

Wichtige Trends und Entwicklungen sind für das Bürogebäude der Zukunft von großer Wichtigkeit, denn nur so kann die Büroimmobilie mit den technologischen Fortschritten und den verschiedenen Arbeitsmodellen Schritt halten. Dies bedeutet, dass bei der Bürogebäudeplanung auf folgendes geachtet werden muss:

• Hybride Arbeitsmodelle mit Desk Sharing

• Bedürfnisorientierte Bürogestaltung für mehr Mitarbeiter-Wohlbefinden

• Mehr Nachhaltigkeit in den Büroräumen

Grundlagen der Büroplanung

Nicht unwichtig für die Büroplanung sind die speziellen Ausstattungsmerkmale in der Region. Dazu gehören neben dem Breitbandanschluss auch ein Glasfasernetz. Je nach Zielgruppe sowie der Branche kann eine zentrale und somit deutlich teurere Lage von Vorteil sein, da das Image für das Bürogebäude und den Erfolg des Unternehmens eine wichtige Rolle spielt. Im Rahmen einer Bedarfsanalyse müssen die verschiedenen Kriterien rund um den Standort analysiert werden. Zu den gängigsten Methoden zählt hierbei die Nutzwertanalyse. Es folgt die Makrostandortanalyse, um so den Großraum für das Verwaltungsgebäude zu bestimmen. Erst danach erfolgt die Mikrostandortanalyse für den endgültigen Standort.

Wahl des Standorts

Der richtige Standort für ein Büro ist unter anderem für dessen Erfolg entscheidend. Aus diesem Grund müssen Unternehmen sich bereits im Vorfeld ein paar wichtige Fragen stellen. Dazu gehören, wie wichtig die Umgebung für die Branche und welche Anforderungen für das Unternehmen sind. Des Weiteren muss zwischen einem innerstädtischen Standort oder einer ruhigen Randlage gewählt werden. Nicht unwichtig für die Standortwahl sind auch die Bedürfnisse der Beschäftigten und was ihnen geboten werden soll. Neben der guten Infrastruktur muss auch die Verkehrsanbindung sichergestellt sein, denn sowohl Kunden als auch Mitarbeiter müssen das Büro schnell und einfach erreichen können. Bei der Suche nach einem passenden Standort für das Büro müssen die unterschiedlichen Gewerbesteuersätze der einzelnen Städte gegeneinander abgewogen werden. Ebenfalls wichtig für den Standort ist neben dem Grundstückspreis auch die Nähe zur Konkurrenz.

Design und Gestaltung von Bürogebäuden

• Architektonische Überlegungen: Bevor der Neubau für ein Bürogebäude beginnen kann, ist es ratsam, gemeinsam mit einem Architekten nicht nur die Architektur festzulegen, sondern sich auch einen Überblick über die geplanten räumlichen Gegebenheiten zu verschaffen. Grundsätzlich gilt, dass die Arbeitswelt zu den Menschen passen muss, weshalb rund um das Bürokonzept der Mensch als Dreh- und Angelpunkt angesehen werden muss. Spätestens an dieser Stelle wird klar, dass ein Büro nicht nur aus Wänden und einer Decke besteht. Rund um die Büroplanung muss das Konzept aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden. Dies ist mithilfe eines Architekten möglich, der mit seinem Fachwissen dazu beiträgt, dass nicht nur ein Gebäude entsteht, sondern Büroräume, in denen die Mitarbeiter sich wohlfühlen und dadurch ganzheitliche Arbeit vollbringen.

• Innenraumgestaltung und Arbeitsplatzkonzepte: Bei der Planung der Büroräume ist es wichtig, dass nicht nur Wert auf Funktionsarbeitsplätze wie Empfang und Wartebereich für Kunden gelegt wird, sondern auch auf die Rückzugsmöglichkeiten für die Mitarbeiter. Des Weiteren muss es Konferenz- und Besprechungsräume geben, da aufgrund des digitalen Fortschritts Meetings immer öfter direkt am Arbeitsplatz stattfinden. Bei der Gestaltung der Arbeitsplätze ist es wichtig darauf zu achten, dass neben dem Großraumbüro auch an das Gruppenbüro bzw. das Einzelbüro gedacht wird. In einer sogenannten Kreativzone müssen die Mitarbeiter bzw. ein Team die Möglichkeit bekommen, kreative Ideen zu entwickeln, ohne dabei ihre Kollegen bei deren Tagesgeschäft zu stören. Zu einer guten Büroplanung gehören auch Küche und Pausenräume, in denen die Mitarbeiter sich wohlfühlen und neue Energien tanken können. Wichtig ist dabei auch die Privatsphäre. Und last but not least muss an das Archivieren von Dokumenten gedacht werden. Da in diesen Räumen in der Regel keine Personen tätig sind, können dafür unattraktive Bereiche im Bürokomplex genutzt werden.

Technische Planung

• Bautechnische Anforderungen: Rund um die baurechtlichen Bestimmungen müssen laut Arbeitsstättenverordnung die Vorgaben zu den Grund- und Bewegungsflächen im Büro eingehalten werden. Pro Arbeitsplatz ist eine Bürofläche von 12 bis 15 qm zuzüglich einer Bewegungsfläche von 1,50 vorgesehen. Des Weiteren muss die Raumhöhe den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Dies bedeutet für Büroräume mit bis zu 50 m² muss die Raumhöhe mindestens 2,50 m betragen. Anders sieht das bei einem Großraumbüro aus. Hat der Raum mehr als 2.000 m² Fläche, dann darf eine Raumhöhe von 3,25 m nicht unterschritten werden. Vielfach werden bei der Büroplanung die Fluchtwege vergessen, was im Notfall fatal sein kann. Die Fluchtwege müssen nicht nur ausreichend breit, sondern auch leicht zugänglich sein. Bei der Planung ist es wichtig, dass die speziellen Vorgaben, welche sich von Bundesland zu Bundesland unterscheiden, beachtet werden. Laut Musterbauordnung § 2 Abs. 4 Punkt 5 und 6 handelt es sich um ein Bürogebäude, wenn die Bruttogrundfläche mehr als 400 m² beträgt. Werden die Büroräume von mehr als 100 Personen benutzt, handelt es sich sogar um einen Sonderbau.

• Nachhaltigkeit und Energieeffizienz: Neben den nachhaltigen Bauweisen ist dem Einsatz von recyclingfähigen Baumaterialien Vorrang zu gewähren. Dies bedeutet, dass die Baustoffe leicht austauschbar, gut trennbar und nicht fest miteinander verbunden sein sollen. Die Energieeffizienz muss beim Bauen von Büroimmobilien ebenfalls im Vordergrund stehen, denn nur durch eine Optimierung lässt sich die Umweltbelastung senken, sodass auch die Kosten auf einem niedrigen Niveau bleiben. Grundsätzlich bedeutet dies, dass nicht nur bei der Planung der Bürogebäude an die Energieeffizienz gedacht werden soll, sondern nach der Fertigstellung jeder Mitarbeiter rund um die Effizienz aktiv wird.

Bürogebäude bauen: Prozess und Kosten

Phasen des Bauprozesses

Genau wie bei anderen Bauvorhaben verläuft der Bau eines Bürogebäudes in unterschiedlichen Phasen. Dazu gehören:

• Konzeptionsphase

• Designphase

• Projektphase vor Baubeginn

• Beschaffungsphase

• Bauphase

• Projektphase nach Bauabschluss inklusive der Inbetriebnahme von Büroräumen

Kostenmanagement und Budgetierung

Die Budgetierung ist ein Planungsprozess, dessen Ziel es ist, ein bestimmtes Budget festzulegen. Nur wenn das Budget von Anfang an realistisch erstellt wird, kann das Bauvorhaben ohne große Probleme vonstattengehen. Allerdings darf zu keiner Zeit auf die wichtige Kostenkontrolle bei den Baukosten verzichtet werden, denn nur so lassen sich frühzeitig Probleme erkennen. Nur bei erkannten Problemen können Unternehmen und die beschäftigten Architekten gegensteuern.

Bürogebäude kaufen: Finanzierung der Büroimmobilie

Kauf vs. Miete

Wir haben sowohl den Kauf als auch die Miete von Büroimmobilien genauer betrachtet, um Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwägen.

• Miete – Wird das Büro unrentabel oder haben sich die Zeiten geändert, kann die Immobilie leichter abgestoßen werden, als wenn es sich um Eigentum des Unternehmens handelt. Sowohl die Wartung als auch die Pflege der Büroräume wird über den Mietvertrag geregelt. Als Mieter muss sich das Unternehmen nicht um Reparaturen oder Wartungsaufgaben kümmern. Bei einem eventuellen Standortwechsel kann das Bürogebäude leichter in eine andere Region von Deutschland oder gar ins Ausland umziehen.

• Kaufen – Durch das Bürogebäude kommt es zu einer Wertsteigerung des Unternehmens. Somit kann das Büro als stille Reserve angesehen werden. Im Laufe der Jahre gewinnt das Bürogebäude an Wert, was bei einem späteren Verkauf sich an einer besseren Rendite erkennen lässt. Zudem hat das Unternehmen bei der Büroplanung vollkommen freie Hand. Es muss sich nur an die gesetzlichen Vorgaben für Büroräume halten. Ein weiterer Vorteil beim Kauf ist, dass Mieterhöhungen kein Thema sind und sich so die Finanzierung besser planen lässt. Gleichzeitig kann die Energiewende rund um das Unternehmen vorangetrieben werden, was gerade für die Themen Nachhaltigkeit und Energieeffizienz gilt.

Finanzierungsmodelle und Fördermöglichkeiten

In der Regel kommt für die Finanzierung von Bürogebäuden die gewerbliche Baufinanzierung oder Immobilienfinanzierung in Betracht. Zu den wichtigsten Fördermöglichkeiten beim Neubau von Büroimmobilien gehören die verschiedenen Förderprogramme der KFW-Bank.

Einrichtung und Ausstattung

• Möbelauswahl und Büroausstattung: Sowohl bei der Möbelauswahl als auch bei der Büroeinrichtung müssen die verschiedenen rechtlichen und berufsgenossenschaftlichen Aspekte berücksichtigt werden. So lassen sich auf der einen Seite Unfälle vermeiden und auf der anderen Seite wird für ein gesundes und ergonomisches Arbeiten der Mitarbeiter sowie für optimierte Arbeitsabläufe gesorgt. Sämtliche Vorgaben und Richtlinien rund um die Büroausstattung können unter ASR A3.6 der Arbeitsstätten-Regeln nachgelesen werden.

• Ergonomie am Arbeitsplatz: Für mehr Ergonomie am Arbeitsplatz gibt es eine Reihe von wichtigen Grundregeln rund um die Büroflächen, die in jedem Fall eingehalten werden müssen. Dazu zählen neben einer ausreichenden Größe des Arbeitsplatzes auch eine ausreichende Beleuchtung, sowohl optimale Werte bei der Temperatur und der Luftfeuchtigkeit. Des Weiteren muss der Bildschirm eine Diagonale von mindestens 22 Zoll haben und die Schreibtischhöhe muss sich individuell an die Mitarbeiter anpassen lassen.

Rechtliche Aspekte und Genehmigungen

Auch für ein Bürogebäude muss ein kompletter Bauantrag mit allen nötigen Nachweisen beim zuständigen Bauamt eingereicht werden. Nur dann kann von der Baubehörde eine Baugenehmigung erteilt werden.

Der Bau von Büros ist für den jeweiligen Bauherren eine Investition in die Zukunft, weshalb es sinnvoll ist, dass er sich bereits im Vorfeld umfassend mit der Büroplanung und den gesetzlichen Vorgaben beschäftigt. Des Weiteren ist es sinnvoll, dass Bauherren in den verschiedenen Bauphasen zuverlässig ihre Unterstützung anbieten, weshalb es ratsam ist, mit einem zuverlässigen Anbieter sowie dessen Architekten zusammenzuarbeiten.

Preisgestaltung und Marktanalyse

• Markttrends und Preisentwicklung: Auf dem Immobilienmarkt für Bürogebäude kann noch nicht von konjunkturellem Rückenwind gesprochen werden. Grund dafür ist, dass die deutsche Wirtschaft im Weltmarktumfeld noch nicht richtig Fahrt aufgenommen hat. Ebenfalls verantwortlich dafür ist der harte Kurs der EZB, der der Inflation entgegensteuern sollte. Aktuell befindet sich der Immobilienmarkt für Bürogebäude auf einem unterdurchschnittlichen Niveau, selbst wenn es an einigen ausgewählten Standorten zu einem Plus von rund 5 % im Vergleich zum Vorquartal gekommen ist. Zu den beliebtesten Standorten für Bürogebäude in Bezug auf deren Wirtschaftlichkeit gehören die Städte Berlin, Essen, Düsseldorf, Frankfurt, Köln, Hamburg, Leipzig und München. Berlin befindet sich hierbei im bundesweiten Vergleich sogar auf Platz 1. Gerade im Mietpreissektor wird sich der Aufwärtstrend fortsetzen, sodass immer mehr Gründer bzw. Unternehmen den Bau von Büros in Fertigbauweise bevorzugen. Grund hierfür ist die kurze Bauzeit, welche für eine schnelle Nutzung der Büros sorgt.

• Investitionsanalyse: Bei der Investitionsanalyse handelt es sich um einen wichtigen Teil der Finanzplanung. Investoren und Bauherren können so feststellen, ob sich ihre Investition eignet und wie viel sie einsetzen sollen. Auch wenn die Kaufpreise für Büroimmobilien leicht gesunken sind, dürfen die Kaufnebenkosten bei der Kalkulation nicht in Vergessenheit geraten. Der wohl teuerste Standort für ein Bürogebäude ist und bleibt München mit einer Rendite von 4,2 %.

Fallbeispiele und Best Practices

• Erfolgreiche Projekte: Das wohl erfolgreichste Projekt ist das Cube Berlin, welches sich in nur knapp drei Jahren Bauzeit zu einem smarten und architektonisch spektakulären Bürogebäude entwickelte.

• Fehler und Lernmöglichkeiten: Um Fehler beim Bauprozess für Büros zu vermeiden, raten Experten zur Fertigbauweise. Dank der Modulbauweise lassen sich innerhalb weniger Wochen ganze Bürokomplexe errichten, die sofort genutzt werden können.

Zukünftige Perspektiven

Wichtig für die zukünftigen Entwicklungen rund um das Büro der Zukunft ist neben dem Austausch auch die Kollaboration. Um dies zu realisieren, muss bereits bei der Planung für ein solches Gebäude an die zukünftige Büroraumplanung gedacht werden. Nur so lassen sich Arbeitsabläufe aus den verschiedenen Arbeitswelten miteinander kombinieren.

Des Weiteren hat der demografische Wandel deutliche Auswirkungen auf unsere Arbeitswelt. Gemeint ist damit auf der einen Seite der Fachkräftemangel und auf der anderen Seite die stetig alternde Belegschaft.

Dank der verschiedenen neuen Arbeitskonzepte wie New Work und Desksharing muss sich das Büro der Zukunft den neuen Herausforderungen sowie der Kreativität von Mitarbeitern anpassen. Neben den Arbeitsplätzen im Büro verlagert sich ein Teil in das Home-Office, was wiederum bedeutet, dass die Arbeitgeber Vertrauen in ihre Mitarbeiter aufbauen müssen.

Fazit zum Bürogebäude

Sowohl bei der Büroplanung als auch bei der Planung der Arbeitsumgebung müssen verschiedene Aspekte beachtet werden. Auf den ersten Blick scheint dies nicht realisierbar. Mit dem richtigen Partner an der Seite wird das Bauvorhaben Bürogebäude der Zukunft gelingen. Wie bereits erwähnt, geht es beim Bau aber nicht nur um das Gebäude, sondern auch um die Büroflächen sowie die Einrichtung. Damit die Arbeitsabläufe effizient vonstattengehen, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter sich rundherum wohlfühlen, denn dann sind sie am kreativsten.