Praxis planen

Planung einer Praxis

• Relevanz der präzisen Planung: Die präzise Praxisplanung ist essenziell wichtig, damit es später nicht zu einer teuren Nachfinanzierung kommt. Gleichzeitig beeinflusst eine Vielzahl von lokalen Vorgaben die Planung, sodass hierzu im Vorfeld umfassend recherchiert werden sollte. Letztendlich muss jede Arztpraxis nach den Richtlinien der jeweiligen Kommune und dem Bebauungsplan gebaut werden.

• Grundlegende Entscheidungen: Der zukünftige Praxisinhaber der Praxis muss sich im Vorfeld entscheiden, ob er die Immobilie als Einzelpraxis nutzen möchte oder doch lieber in einer Berufsausübungsgemeinschaft (Gemeinschaftspraxis) tätig sein möchte. Diese Entscheidung wirkt sich auf die Größe und somit auf den Bau der Immobilie aus.

Praxisplanung: Eine Übersicht

Eine Praxisplanung ist eine komplexe Angelegenheit, was wiederum bedeutet, dass eine Reihe von Entscheidungen getroffen und verschiedene rechtliche Aspekte beachtet werden müssen.

Auswahl der Praxisform und -spezialisierung

• Typen von Praxen: Aufgrund ihrer Ausbildung entscheiden die Ärzte bzw. Ärztinnen, welcher Praxistyp geplant und gebaut werden soll. Dies ist nicht nur für das Praxisdesign, sondern auch für die Gestaltung der Praxisräume bzw. Behandlungszimmer wichtig. Dabei wird unterschieden in die typische Arztpraxis, die Zahnarztpraxis sowie Praxen für Physiotherapie und ähnliches.

• Anforderungen je nach Fachrichtung: Sobald feststeht, welche Art von Praxis gebaut werden soll, beginnt die Planung der Praxisräume sowie deren Ausstattung, welche an die verschiedenen Bedürfnisse der Ärzte bzw. Ärztinnen angepasst werden müssen.

Grundriss und Gestaltung der Praxisräume

• Grundrissplanung: Die Praxisräume innerhalb der Praxis müssen sinnvoll aufgeteilt sein, sodass sämtliche Abläufe effizient erfolgen und es aufgrund von Wartezeiten für einzelne Behandlungsbereiche nicht zu Engpässen kommt. Des Weiteren ist es wichtig, dass die Patienten sich sowohl im Wartezimmer als auch in den Behandlungsräumen vor und während der Behandlung wohlfühlen und ihnen eine eventuell vorhandene Angst genommen wird.

• Design und Funktionalität: Jede Arztpraxis muss barrierefrei gebaut werden, damit auch Menschen mit körperlichen Beeinträchtigungen den Arzt konsultieren können. Daher ist es wichtig, dass die Praxis entweder ebenerdig gebaut wird oder aber mit einem Aufzug ausgestattet ist. Die Praxisräume müssen nicht nur hell und freundlich erscheinen, sondern über ein typisches Corporate Design verfügen, welches als Alleinstellungsmerkmal dient.

Rechtliche Aspekte und Genehmigungen

• Bauvorschriften und Zulassungen: Sowohl beim Neubau einer Praxis als auch bei einer Nutzungsänderung von Bestandsimmobilien gelten die Vorgaben aus dem Bebauungsplan sowie der jeweiligen Landesbauverordnung. Neben der Baugenehmigung ist für die Arztpraxis eine baurechtliche Betriebserlaubnis nötig. Des Weiteren müssen die strengen Anforderungen an die bau- und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften zwingend eingehalten werden. Zu den wichtigsten baulichen Vorschriften gemäß der Arbeitsstättenverordnung sowie der Hygienerichtlinien für Arztpraxen und Zahnarztpraxen zählen eine Raumhöhe von mindestens 2,5 m. Wie groß die Behandlungsräume und das Wartezimmer sein müssen, hängt von der jeweiligen Nutzung der Praxis ab.

• Mietvertrag vs. Kaufvertrag: Eine Praxis muss nicht immer neu gebaut werden. Viele bestehende Immobilien können als Arztpraxis oder als Ärztehaus genutzt werden. Beim Bauen oder Kaufen einer Praxis profitieren die Ärzte bzw. Ärztinnen von einer Reihe von steuerlichen Vorteilen, da sie einige der Kosten bei der Steuer geltend machen können. Mehr Informationen dazu können in § 7 Abs. 4 Nr. 1 EstG nachgelesen werden. Werden Immobilien, die als Praxis genutzt werden sollen, dagegen gemietet, hat dies gegenüber dem Neubau einige Nachteile. Die Praxisräume können nicht an die tatsächlichen Bedürfnisse angepasst werden. Des Weiteren ist es möglich, dass nachträgliche Einbauten wie ein ambulanter OP in den Gebäuden verbleiben müssen. Vorteile bei der Miete einer Praxis sind, dass die Kosten besser kalkulierbar sind und der Praxisinhaber sich nicht fest an die Immobilie bindet, sondern jederzeit nach einem neuen Standort suchen kann.

Praxis kaufen oder übernehmen?

• Vorgehensweise beim Kauf: Der Praxiskauf birgt ebenso wie der Bau eine Reihe von Risiken. Zum einen muss überprüft werden, ob die Praxis eine gute Lage hat, sodass Patienten diese schnell und einfach erreichen können. Die zukünftigen Betreiber können anhand von Due Diligence eine Risikobewertung durchführen. Dadurch lassen sich bereits im Vorfeld potenzielle Risiken und Probleme, die der Praxiskauf mit sich bringt, erkennen und bewerten. Besonderes Augenmerk beim Kauf sollte auf die wirtschaftlichen, rechtlichen und steuerlichen Verhältnisse gelegt werden.

• Besonderheiten bei der Praxisübernahme: Bei der Praxisübernahme werden in der Regel nicht nur die bestehenden Patienten übernommen, sondern auch das Personal sowie bestehende Verträge rund um Energie und Versorgung. Letzteres kann im Laufe der Zeit geändert werden. Anders sieht es bei den Patienten und dem Personal aus. Den Patienten gegenüber besteht eine gewisse Versorgungspflicht und das Personal verfügt über Arbeitsverträge, die eng mit dem jeweiligen Arbeitsplatz verknüpft sind.

Praxis bauen: Effiziente Umsetzung

• Detaillierte Bauplanung: Beim Bau von Arztpraxen ist es wichtig, dass im Vorfeld eine detaillierte Bauplanung erstellt wird. Dabei geht es nicht nur um die Größe und die Anzahl bzw. den Flächenbedarf der verschiedenen Räume (Wartezimmer, Empfang, Behandlungsräume usw.), sondern viel mehr um die Ausstattung, die für die verschiedenen spezialisierten Untersuchungen nötig sind. Im Einzelnen geht es dabei um Strom- und Wasseranschlüsse sowie Installationen für das spätere Equipment wie zum Beispiel Röntgengeräte usw.

• Kompetente Bauauswahl: Der Neubau einer Praxis sollte nicht nur von einem erfahrenen Architekten begleitet werden. Ebenso wichtig ist auch, dass das Bauunternehmen bzw. die verschiedenen Handwerker über Erfahrung und Know-how im Praxisbau und den damit verbundenen Besonderheiten verfügen.

• Projektüberwachung: Während des Baus der Praxis muss in regelmäßigen Abständen nicht nur der Baufortschritt überprüft werden, sondern auch die daraus resultierenden Ausgaben, um das Budget einzuhalten. Ebenso wichtig ist auch die Kontrolle rund um den Bauvertrag, denn nur so kann garantiert werden, dass alle gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen beachtet und umgesetzt werden.

Finanzierung und Kostenplanung einer Arztpraxis

Kostenüberblick: Laut ApoBank und dem Zentralinstitut der kassenärztlichen Versorgung muss bei einer Praxisgründung mit rund 100.000 Euro kalkuliert werden. Dies erklärt auch, warum beim Bau auf die Kosteneffizienz geachtet werden muss. Zusätzliche Kosten bei einer Praxisgründung entstehen auch durch die Anschaffung des benötigten Equipments rund um die Einrichtung. Nicht vergessen werden dürfen die laufenden Betriebskosten, welche durch Strom und Wasser entsprechend hoch sind. Dazu kommen die Löhne für die Mitarbeiter.

Finanzierungsmöglichkeiten: Rund um die Finanzierung muss im Vorfeld geklärt werden, um welche Form der Praxis es sich handelt. Dabei wird unterschieden zwischen Betreibermodell (der oder die Nutzer sind auch Eigentümer der Praxis) sowie dem Investitionsmodell (Eigentümer ist ein Dritter). Das Kapital für eine Praxis oder ein Ärztehaus setzt sich neben dem Eigenkapital aus öffentlichen Mitteln sowie dem Risikokapital zusammen. Außer der ApoBank können Ärzte sich auch an ihre Hausbank wenden, um einen entsprechenden Kredit zu bekommen.

Praxiseinrichtung und -ausstattung

• Auswahl der Einrichtung: Bei der Einrichtung der Praxis kommt es nicht nur auf die Möbel für die einzelnen Räume an, sondern viel mehr um das technische Equipment. Je nach Ausrichtung der Praxis müssen hochwertige medizinische Geräte angeschafft werden. Dabei ist es wichtig, dass die Patienten in den Praxisräumen sofort ein gutes Gefühl vermittelt bekommen. Dies gilt sowohl für die Wartezeit im Wartezimmer als auch für die anschließende Behandlung durch den Arzt oder seine Mitarbeiter.

• Anbieter und Kosten: Damit die Kosten für Einrichtung und Equipment das Budget nicht überlasten, ist es wichtig, dass verschiedene Angebote eingeholt werden, um so die Preise zu vergleichen. Dabei sollte jedoch nicht nur auf den Preis, sondern auch auf den Anbieter geachtet werden. Das Equipment sollte von einem angesehenen Anbieter kommen, sodass auch im Garantiefall oder für den Service jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Praxisorganisation und -management

• Effiziente Organisation: Vorbei sind die Zeiten, in denen für jeden Patienten eine handschriftliche Akte angelegt wurde. Heute erfolgt nahezu alles digital – von der Terminplanung über das Führen der Patientenakte bis hin zu Überweisungen an andere Ärzte. So kann sichergestellt werden, dass keine wichtigen Informationen rund um den Patienten verlorengehen und selbst bei einer eventuellen späteren Praxisübernahme dem Patienten keine Nachteile entstehen. In diesem Zusammenhang muss auch immer an den Datenschutz gedacht werden. Die Vorteile der digitalen Terminplanung liegen dabei klar auf der Hand. Das Führen eines elektronischen Kalenders mit Terminvergabe garantiert, dass es nicht zu Terminüberschneidungen kommt. Vielfach können Patienten sich auch online einen Termin reservieren, was wiederum das Personal in der Praxis entlastet.

• Mitarbeiterführung und -entwicklung: Nach der Einstellung ist die permanente Mitarbeiterführung für eine gut funktionierende Praxis essenziell. Wichtig in diesem Zusammenhang sind die Motivation der Beschäftigten sowie deren Inspiration. Bei allem darf die Kommunikation mit dem Patienten nicht vernachlässigt werden. Gleichzeitig ist es nötig, dass die Ärzte sowohl Lob als auch Kritik gegenüber seinen Beschäftigten aussprechen.

Zukunftsperspektiven

• Langfristige Planung: Sowohl beim Bauen als auch beim Kaufen einer Praxis ist es wichtig, die Zukunft nicht außer Acht zu lassen. Dies bedeutet, dass das Gebäude groß genug sein muss, um eventuelle Erweiterungen zu realisieren, um so verschiedene Zusatzangebote in das Portfolio mit aufzunehmen.

• Anpassung an Marktentwicklungen: Damit eine Praxis auch in der Zukunft wettbewerbsfähig bleibt, ist es wichtig, dass das Personal sich regelmäßig weiter- und fortbildet. Gleiches gilt auch für die Mediziner. Des Weiteren müssen die Räume so gestaltet werden, dass jederzeit technische Anpassungen vorgenommen werden können. In diesem Zusammenhang sind auch Renovierungen in den Praxisräume zu nennen, denn sowohl der Wartebereich als auch die Behandlungszimmer sollten immer einen hellen und freundlichen Eindruck vermitteln.

Fazit

Für eine gut funktionierende Praxis ist die Umsetzung der verschiedenen Vorschriften die wichtigste Basis.  Hierbei spielt auch das Design eine wichtige Rolle, denn nur so können die Besucher sich von Anfang wohl und sicher fühlen bzw. merken, dass ihre Beschwerden auch ernst genommen werden. Die Zusammenarbeit zwischen den Ärzten sowie den Beschäftigten muss optimal geregelt sein, denn die Mediziner müssen sich auf das Wissen und die Kenntnisse ihres Personals verlassen können.