Bautagebuch

Was genau ist ein Bautagebuch, und welche Rolle spielt es in Bauprojekten?

Zur Dokumentation des Hausbaus wird ein Bautagebuch (Baustellentagebuch) geführt. In erster Linie geht es im Bautagebuch um die Fertigstellung von einzelnen Bauabschnitten. Sämtliche Vorgänge und Abläufe der Bauphasen sind so leichter nachvollziehbar. Gleichzeitig können darin erkannte Mängel notiert werden. Das Bautagebuch wird so zu einem wichtigen Teil der Bauakte und dokumentiert den kompletten Prozess der Entstehung eines Gebäudes.

Grundsätzlich gibt es zum Führen des Bautagebuchs keine einheitlichen Vorgaben, da verschiedene Parteien eine solche Dokumentation führen können. Allerdings sollte das Bautagebuch stets klar, lückenlos und präzise geführt werden und alle relevanten Informationen enthalten, damit später nachvollzogen werden kann, was wann auf der Baustelle geschehen ist.  

In Bauprojekten spielt das Bautagebuch eine wichtige Rolle, da dies zeigt,

• welche Aufgaben erledigt wurden

• welche Mängel behoben wurden

• welche Probleme noch zu lösen sind

Neue Teams und neue Mitarbeiter können mit dem Bautagebuch schnell auf den neuesten Stand gebracht werden. Vereinbarungen, die getroffen werden, können nicht mehr in Vergessenheit geraten, was oft bei mündlichen Absprachen der Fall ist.

Im Übrigen sind Architekten und unabhängige Bauleiter verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen. Für private Bauherren besteht keine Pflicht zum Führen eines Bautagebuchs. Es dient hier nur den eigenen Zwecken. Wird das Bautagebuch jedoch öffentlich im Netz geführt, dann müssen verschiedene Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

Grundsätzlich dient das Bautagebuch zwei Zwecken:

• Projektmanagement: Planung, Durchführung und Überwachung können so optimal koordiniert werden.

• Beweismittel: Kommt zu Streitigkeiten zwischen den Vertragspartner oder zu Verzögerungen sowie zu Baumängeln oder Schäden, kann mit dem Bautagebuch der Sachverhalt leichter geklärt werden.

Welche Informationen und Daten sollten in einem Bautagebuch erfasst werden?

Kommt es zu Streitereien auf der Baustelle und muss das Bautagebuch als Beweismittel eingesetzt werden, dann ist es von großer Bedeutung, dass alle Tätigkeiten und Schritte während des Bauprozesses ordnungsgemäß geführt und eingetragen wurden.

In jedem Fall muss ein Bautagebuch die nachfolgenden Daten und Informationen enthalten:

• Angaben zur Immobilie bzw. dem Bauprojekt

• Angaben zum Auftraggeber

• Datum des Bauvorhabens

• Angaben zum Baufortschritt

• Angaben zu Plänen, die auf der Baustelle übergeben wurden

• Angaben zum Wetter, wenn diese entscheidend für das Bauvorhaben sind

• Anwesende Beteiligte (Architekten, Ingenieure, Bauleiter, Bauprüfer, Baufamilien usw.)

• Ausführende Firmen und Gewerke sowie Anzahl der Handwerker pro Firma und eventuell auch die Arbeitszeiten

• Spezielle Baumaßnahmen, die die Anwesenheit eines Bauleiters vor Ort verlangen

• Verlauf von Rohrleitungen und Kabeln bis zum Verputzen, da diese später nicht mehr sichtbar sind (Fotodokumentation)

• Verwendete Materialien, Baugeräte und Baumaschinen

• Störungen im Ablauf durch Mängel, Verzug oder sonstige Behinderungen

• Vereinbarte Zusatzaufträge sowie die Abnahme und Teilabnahme von Bauleistungen

• Protokolle von Besprechungen und Anweisungen durch den Bauleiter inklusive aller Unterschriften der Teilnehmer

• Durchgeführte Messungen und Prüfungen

• Fotodokumentation am Ende des Baus inklusive Mängel und Behinderungen

• Datenblätter wie zum Beispiel Betriebsanleitungen oder Pläne zu verbauten Teilen

Besteht eine Pflicht zur Führung eines Bautagebuchs?

Private Bauherren müssen kein Bautagebuch führen, dennoch ist eine solche Dokumentation sinnvoll. Anders sieht es bei einem professionellen und unabhängigen Bauleiter aus, denn dieser ist verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen. Auch der Architekt, der mit der Bauleitung bzw. der Bauüberwachung gemäß der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) beauftragt ist, muss ein Bautagebuch führen. Dies wird in der Leistungsphase 8 der HOAI festgesetzt. Einzelheiten zur Leistungsphase 8 basieren auf § 34 und § 39 der HOAI.

Bauträger und Generalunternehmen müssen sich weder an die Leistungsphase 8 noch an andere Leistungsphasen der HOAI halten und sind demnach auch nicht verpflichtet, ein Bautagebuch zu führen.

Baufamilien, die großen Wert auf die Dokumentation in den einzelnen Bauabschnitten legen, sollten das Bautagebuch führen im Bauvertrag festhalten. Wie die Baudokumentation geführt werden muss, wird in Leistungsphase 8 der HOAI erläutert. Da angestellte Bauleiter eines Bauträgers das Bautagebuch nicht immer objektiv führen und jeden Mangel schriftlich in der Baudokumentation festhalten, kann es sinnvoll sein, einen unabhängigen Bauleiter zu engagieren.

Wer ist normalerweise für die Führung des Bautagebuchs verantwortlich?

In der Regel wird das Bautagebuch vom Bauleiter oder dem beauftragten Architekten geführt.

Auch wenn private Bauherren nicht rechtlich zum Führen eines Bautagebuchs verpflichtet sind, weil ihnen das detaillierte Fachwissen fehlt, um Angaben hieb- und stichfest zu dokumentieren, können sie auf freiwilliger Basis die einzelnen Bauphasen dokumentieren.

Wie werden tägliche Einträge in das Bautagebuch gemacht?

Das Bautagebuch kann auf zwei Arten geführt werden. Dabei wird unterschieden zwischen dem

• Bautagebuch in Papierform

• Bautagebuch in digitaler Form

Nachfolgend möchten wir auf die spezifischen Besonderheiten der beiden Arten von Bautagebüchern näher eingehen.

• Bautagebuch in Papierform – Hierbei handelt es sich um den Klassiker beim Bautagebuch führen. Für das Tagebuch können sowohl vorgedruckte Formulare als auch PDFs verwendet werden. Diese Vorlagen werden dann ausgedruckt und möglichst in einem Ordner abgeheftet, damit sie nicht verloren gehen. Ebenfalls abgeheftet werden Pläne, Ausdrucke von Wetterdaten oder Fotodokumente. Ein solches Bautagebuch kann ohne sonstiges Zubehör wie Tablet oder PC geführt werden und ist für Menschen mit wenig Erfahrung im Umgang mit den modernen Medien geeignet. Aus diesem Grund führen auch viele private Bauherren das Bautagebuch in Papierform als Nachweis oder nutzen es als doppelte Absicherung zum digitalen Bautagebuch durch den Bauleiter.

• Bautagebuch in digitaler Form – Unterschieden wird hier zwischen Programmen auf dem PC und der Bautagebuch-App, die auch auf dem Smartphone oder dem Tablet funktioniert. Einzelne Daten lassen sich hier einfach verknüpfen und mit anderen Baupartnern teilen. Des Weiteren kann die Erfassung der Daten direkt vor Ort auf der Baustelle erfolgen, sodass eine schriftliche Dokumentation später nicht mehr nötig ist. Zusätzlich lassen sich Sprachaufzeichnungen und Fotos einbinden sowie Daten aus externen Quellen (Wetterdaten). Mithilfe einer integrierten Suchfunktion können alle Informationen zu einem bestimmten Begriff herausgefiltert werden und stehen sofort zur Verfügung.

Welche Vorteile bietet die digitale Bautagebuch-Software und -Tools?

Die Bautagebuch-App und Bautagebuch Softwarelösungen bringen eine Reihe von Vorteilen mit sich.

• Nutzer profitieren von umfangreichen Funktionen, wie zum Beispiel den Foto-Upload oder die digitale Signatur.

• Arbeiten mit weniger Papierverkehr, denn Informationen lassen sich mittels digitalen Endgeräten wie zum Beispiel Laptop oder Handy sofort eintragen.

• Die Kommunikation von mehreren Beteiligten ist innerhalb der Bautagebuch-App bzw. der Software möglich.

• Dokumentationen von älteren Baustellen lassen sich leicht archivieren und es kann jederzeit auf eine bestimmte Dokumentation zugegriffen werden.  

• Einfache und oft selbsterklärende Handhabung der App

• Wiederkehrende Ereignisse können in der App kopiert werden und führen so zu einer Zeitersparnis

• Verschiedene Apps können in einem Bautagebuch kombiniert werden

Welche Online-Tools gibt es?

Für das Bautagebuch gibt es eine Vielzahl von Online-Tools. Die bekanntesten Produkte sind:

• OneNote: Digitale Notizen werden als PDF-Datei erstellt; die Protokollierung erfolgt einfach über Smartphone oder Tablet; mit nur wenigen Klicks können Daten in die App übertragen werden; alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf sämtliche Dokumente.

• Goodnotes: Die Baustellen-Dokumentation für alle iOS-Geräte; die Dokumentation beinhaltet, in digitales Notizbuch und kann alle Eintragungen in eine PDF-Datei umwandeln; Einträge können abgezeichnet und abgespeichert werden; fertiges Protokoll im PDF-Format kann von allen Beteiligten abgerufen werden.

• Excel mit Microsoft 365: Möglich ist ein digitaler Eintrag sowie der Ausdruck zum manuellen Ausfüllen der Vorlage; Tabellenkalkulation erfolgt in der Cloud; Steuerung von Teamprojekten; hohe Transparenz aller Daten; alle Informationen der Vorlage sind zu jeder Zeit von jedem Ort einsehbar; Excel-Dateien können in Google Tabellen und in Vice Versa konvertiert werden.

• Google Drive, Google Tabellen: Zahlen und Statistiken können als Diagramme oder Grafiken in einer Vorlage präsentiert werden; Formeln sind in der Vorlage integriert; verschiedene Formatierungsoptionen; nutzbar auf Smartphone, Tablet und PC; Daten des Bautagebuches sicher in entsprechenden Datenzentren; Offline-Zugriff möglich.

Wie kann moderne Technologie die Effizienz und Genauigkeit der Bautagebuch-Führung steigern?

Zahlreiche Apps und Programme sollen das Führen des Bautagebuchs vereinfachen. Alle anfallenden Daten und Fotos werden auf einem mobilen Endgerät problemlos gespeichert. Es gibt sogar Programme, die innerhalb der Dokumentation erlauben, dass Schriftwechsel, Lieferprotokolle und Baupläne hinzugefügt werden können.

Gleichzeitig ist das Übertragen des Bautagebuchs von der Baustelle auf den Server im Büro möglich, sodass Daten direkt zur Verfügung stehen. Dank der digitalen Bautagebücher lassen sich Informationen von Subunternehmern sowie die Bauentwicklung, die Beseitigung von Mängeln oder anderen Informationen schnell und einfach miteinander verknüpfen. Je nach App können die Bautagebücher auch mit Standort-, Wetter- und Zeiterfassungsdaten vervollständigt werden. All dies spart Zeit und es ist sichergestellt, dass die Dokumentation exakt überliefert wird.

Wie kann das Bautagebuch bei der Identifizierung und dem Management von Risiken helfen?

Mit dem Bautagebuch bekommen Bauherren am Ende der Baumaßnahme nicht nur eine ausführliche, sondern auch eine nachvollziehbare Baustellendokumentation. Diese ist gerade bei Streitfällen sehr wichtig.

Laut der Richtlinie 411 VHB sollen der Stand und der Fortschritt der einzelnen Bauarbeiten sowie alle bemerkenswerten Ereignisse im Bauablauf lückenlos festgehalten werden. Es reicht jedoch nicht den Bautagesbericht eines jeden Tages abzuheften, denn laut Richtlinie gibt es im Gegensatz zum Bautagesbericht Vorgaben zu bestimmten, regelmäßigen und besonderen Vorkommnissen.

Das ordnungsgemäß geführte Bautagebuch kann das Haftungsrisiko des überwachenden Architekten oder Ingenieurs mindern. Gerade bei einem schwerwiegenden Mangel kann die Dokumentation im Bautagebuch beweisen, dass der Architekt seinen Verpflichtungen nachgekommen ist. Dazu müssen alle Informationen lückenlos im Bautagebuch eingetragen sein. Ist dies nicht der Fall, kann es dazu führen, dass der Architekt gesamtschuldnerisch zur Haftung herangezogen wird.

Welche Best Practices gibt es für die Langzeitarchivierung von Bautagebüchern?

Alle Dokumente rund um das Bautagebuch (Verträge, Schriftverkehr, Gutachten, Baugenehmigungen usw.) müssen auf ein einheitliches Format gebracht werden, damit sie gescannt werden können. Nach dem Scannen werden die Dokumente wieder zusammengeführt, sodass die ursprüngliche Reihenfolge der Unterlagen erhalten bleibt und jederzeit aufgerufen werden kann.

Was kostet ein Bautagebuch?

Grundsätzlich sind die Kosten für das Bautagebuch Bestandteil der Architektenkosten, wenn dieser die Bauüberwachung übernimmt. Für einen externen und unabhängigen Bauleiter muss das Honorar für das Bautagebuch gesondert gezahlt werden. Laut HOAI Leistungsphase 8 wird die Überwachung eines Bauprojekts mit rund 1/3 der Gesamtkosten veranschlagt. Dies bedeutet, dass rund 33 % der anfallenden Architektenkosten auf die Bauüberwachung und das Führen des Bautagebuchs entfallen.

Dazu folgendes Kostenbeispiel:

Für eine Immobilie im Wert von 300.000 Euro beträgt das Honorar für den Architekten zwischen 40.000 und 50.000 Euro, sofern er alle Arbeiten übernimmt. Für das Bautagebuch werden 1/3 der Kosten, also zwischen 13.000 und 16.000 Euro veranschlagt. Diese Kosten beinhalten aber nicht nur das Ausfüllen des Bautagebuchs, sondern auch die Verantwortung des Architekten, einen mangelfreien sowie sach- und vertragsgemäßen Neubau zu erstellen.

Im Netz gibt es eine große Auswahl an verschiedenen digitalen Bautagebüchern sowie die entsprechenden Software-Programme. Zu finden sind hier Programme, die gerade einmal 100 Euro kosten und andere wiederum sind nur für einige tausend Euro zu bekommen. Die höheren Kosten lassen sich durch Zusatzfunktionen wie zum Beispiel die Online-Datenspeicherung, die Synchronisation und die Wartung erklären.

Für private Bauherren reicht eine App wie zum Beispiel Bautagebuch Mobile oder Bautagebuch per Spracheingabe, welche relativ günstig zu erwerben sind. Des Weiteren können private Bauherren auf kostenlosen Blogs vom Verband der privaten Bauherren e.V. zurückgreifen.

Fazit zum Bautagebuch

Das Bautagebuch ist ein wichtiges Tool zur Dokumentation auf Baustellen. Es werden alle Gegebenheiten regelmäßig eingetragen, sodass alle Abläufe und Vorgänge auf der Baustelle lückenlos nachvollziehbar sind. Kommt es nach der Fertigstellung des Baus zu Baumängeln, kann das Bautagebuch bei der Aufklärung helfen und die Suche nach den Verantwortlichen erleichtern.

In der Regel wird das Bautagebuch von einem Architekten oder einem unabhängigen Bauleiter geführt, die laut HOAI dazu verpflichtet sind. Für Generalunternehmer, Bauträger oder private Baufamilien besteht keine Pflicht zum Führen des Bautagebuchs. Dennoch erstellen viele Baufamilien eine solche Dokumentation, umso eine zusätzliche Erinnerung an den Neubau zu haben.

Für ein Bautagebuch muss mit Schnitt mit Kosten von 1/3 des Architektenhonorars gerechnet werden. Die Höhe der Kosten verdeutlicht gleichzeitig den Aufwand der Bauüberwachung sowie das Festhalten sämtlicher Abläufe auf der Baustelle.